いまやビジネスの世界では使っていて常識？プロジェクト管理ツール徹底解説！「見える化」で経営を強くするおすすめツール10選

ビジョナリー編集部　2024/09/01

プロジェクト管理ツールとは？
プロジェクトツールの主な機能
プロジェクト管理の重要性
プロジェクト管理を怠った時のデメリット
ツールを使わずに管理する大変さ
メンバーにとって使いやすいシステムかどうか
作業の見える化
プロジェクト管理ツールの料金
プロジェクト管理ツールの選び方
おすすめプロジェクト管理ツール10選

プロジェクト管理ツールとは？

　プロジェクトに関する進行などを一元管理するための仕組みです。進捗や工数管理、情報共有、コスト管理など様々な機能があります。プロジェクトのために必要なヒト、モノ、カネを管理するためのツールですので、必要な機能をしっかり見据えてから使う必要があります。

プロジェクトツールの主な機能

　ツールによりますが、以下のような機能が含まれます。

タスク管理
在庫管理
原価管理
予算管理
工数管理
進捗管理
チャット機能
カレンダー機能

プロジェクト管理の重要性

　プロジェクト管理は、目標達成に向けた計画の立案、実行、監視、制御、そして終了までのプロセスを包括的に管理することを指します。適切なプロジェクト管理を行うことで、リソースの最適化、コスト削減、品質の向上、納期の遵守など、ビジネスの成功に直結する多くのメリットがあります。

プロジェクト管理を怠った時のデメリット

　プロジェクト管理を怠ると、プロジェクトの遅延、コストの超過、品質の低下など、多くの問題が発生する可能性があります。また、チーム間のコミュニケーション不足により、作業の重複や誤解が生じ、プロジェクト全体の効率が低下することもあります。

ツールを使わずに管理する大変さ

　プロジェクト管理ツールを使用しない場合、進捗の追跡やコミュニケーションの維持が困難になります。特に大規模なプロジェクトや複数のプロジェクトを同時に管理する場合、Excelやメールだけでは情報が散逸しやすく、管理が煩雑になりがちです。

メンバーにとって使いやすいシステムかどうか

　これまでExcelなどで管理していたとしたら、メンバー個人のスキルに左右されていた面もあるかと思います。また、操作すべきではない部分を操作してしまうなどのヒューマンエラーもありえます。プロジェクト管理ツールなら、比較的誰でも簡単に作業できるものが多くなっています。これによって作業効率の向上が期待できます。

作業の見える化

　プロジェクトを管理する際には見落としが必ずあるものです。プロジェクト管理ツールを使うことで、進捗状況の把握ができ、遅れが生じている箇所には人員を増やすなどの対策が可能です。全体を見渡すことで遅延やコストオーバーを防ぎ、プロジェクトの成功率が高まるはずです。

プロジェクト管理ツールの料金

　クラウド型には無料のものやプランもあります。ユーザー数によって課金されるものが多いです。機能が充実しているほど高額になります。自社サーバーにインストールするオンプレミス型は、導入時に費用がかかりますが月額費はかかりません。

プロジェクト管理ツールの選び方

　自社に必要な機能が含まれているかどうか、課題を解決できるかどうかで判断します。「原価の管理を徹底したい」など課題を明確にしてから導入するように心がけましょう。また、操作方法への慣れも必要なため、一度導入したあとで別のシステムに切り替えるには再度覚え直す必要があるので導入時にできるかぎり調べる必要があります。無料プランをテストチームに運用してもらって実用性を検討するなど、導入には慎重になるべきです。