「あのファイルどこだっけ？」がなくなる最強技エンタープライズサーチとは？

ビジョナリー編集部　2024/09/30

特定のメールや議事録を探すのに苦労したことはありませんか？　デジタル化が進む現代において、企業内での情報管理はますます複雑化しています。ファイルの保存場所を忘れてしまったり、必要な情報を探すのに時間がかかったりすることは、多くの企業で共通の課題となっています。そんな悩みを解決するのが、エンタープライズサーチです。

エンタープライズサーチとは？

エンタープライズサーチとは、企業内のデジタルデータを横断的に検索できるシステムのことを指します。ファイルサーバー、メール、データベース、クラウドサービスなど、企業内の様々な場所に散らばる情報を一元的に検索し、必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。たとえば、「テレワーク」と「リモートワーク」などのいわゆる「表記ゆれ」も含めて検索できるようになれば、従来の検索よりもはるかに効率は高くなります。

エンタープライズサーチのメリット

エンタープライズサーチを導入することで、以下のようなメリットがあります。

業務効率の向上：情報を探すためにかかる時間を大幅に削減できます。
ナレッジの共有化：社内の知識や情報が共有され、活用されやすくなります。
意思決定の迅速化：必要な情報がすぐに手に入るため、スピーディな意思決定が可能になります。
セキュリティの強化：アクセス権限を設定し、機密情報の管理を強化できます。

情報はただ蓄積させるだけでは「片付いていない机」と同じです。エンタープライズサーチを導入することは、すなわち「情報を資産に変える」ことにつながります。

なぜエンタープライズサーチが必要なのか？

情報が爆発的に増加する現代において、企業内の情報管理は重要な経営課題の一つです。エンタープライズサーチを導入することで、情報の検索と活用が効率化され、企業の競争力を高めることができます。また、適切な情報管理は情報漏洩のリスクを低減させ、企業の信頼性を保つことも可能です。

導入費用

エンタープライズサーチの導入費用はシステムの規模や機能、提供形態（オンプレミス型かクラウド型か）によって異なります。初期費用として数百万円から数千万円程度を見込んでおく必要があります。さらには運用コストも考慮する必要があります。ただし、業務効率の向上や情報漏洩リスクの低減など、導入によって得られるメリットを考慮すると、コストパフォーマンスは非常に高いと言えるでしょう。

エンタープライズサーチの対象

ファイル形式は文章ファイルだけではなく、PDFや画像、CSV、ZIPなど仕事で使うことの多いほとんどのデータが対象です。ファイルの保管先も社内サーバーだけではなく、クラウドも対象になります。社内マニュアルや請求書の雛形、顧客情報などは必要とする従業員が多く検索されやすいファイルと言えるでしょう。組織が大きくなったり改変していく中で、必要なファイルが属人化されることを防ぐ手段にもなります。

導入すべき企業

エンタープライズサーチは、以下のような企業に特におすすめです。

情報量が多く、日々の業務で情報検索に時間がかかっている企業
社内のナレッジを有効活用したい企業
情報のセキュリティ管理を強化したい企業
DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進している企業

エンタープライズサーチは、デジタル時代を生き抜くための強力なツールです。情報を迅速に検索し、活用することで、企業の成長を加速させましょう。